Stap 1: Maak één centrale plek
Begin met het maken van één centrale digitale plek voor je documenten. Hiervoor kun je Google Drive, iCloud of Grassfeld gebruiken. Maak een map Financiën en duidelijk herkenbare submappen:
- Inkomsten (bijv. loonstroken, toeslagen)
- Vaste lasten (bijv. telefoon, abonnementen)
- Spullen & garantie (bijv. bonnetjes, garantiebewijzen)
- Verzekeringen (bijv. zorgverzekering, autoverzekering)
- Taxes Belasting & overig (bijv. bankafschriften, belastingbrieven)& other (e.g. bank statements, tax letters)
Download facturen/rekeningen meteen en sla ze op in de juiste submap. Maak van documenten die je nog per post krijgt een foto en bewaar die in de juiste submap. Voor de zekerheid kun je de brieven ook nog fysiek bewaren in een harmonica-map, waarin je voor het overzicht dezelfde structuur kunt hanteren.
Stap 2: Houd inkomsten en uitgaven bij
Een administratie zonder overzicht van inkomsten en uitgaven is zinloos. Vroeger gebruikte men daarvoor een huishoudboekje. Daarin werd elke transactie handmatig regel voor regel genoteerd, met de datum, het bedrag, een omschrijving en categorie. Later kwam Excel daarvoor in de plaats.
Met Grassfeld hoef je niet elke transactie zelf meer in te voeren. Je koppelt je bankrekening en alle transacties worden zichtbaar in de app. Grassfeld geeft vervolgens de meeste transacties automatisch de juiste categorie, zodat je in de tab ‘Statistieken’ een goed overzicht hebt van waar je geld vandaan komt en waar het heen gaat. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is de categorieën controleren en eventuele foutjes herstellen.
Stap 3: Maak een maandbegroting
Een begroting maken is simpel en zorgt ervoor dat je grip krijgt op je uitgaven:
- Noteer je verwachte inkomsten.
- Schrijf je vaste lasten op.
- Bepaal hoeveel je maandelijks wilt sparen (bijv. 10% van je inkomsten).
- Budgetteer: stel limieten vast per categorie (bijv. maximaal € 20 per maand aan koffietjes to go).
Je kunt deze begroting op papier zetten of in je digitale notities-app. Maar nog handiger is om hiervoor Grassfeld te gebruiken. De app laat jouw inkomsten en vaste lasten zien in de tab statistieken. Bovendien kun je spaardoelen stellen en per categorie budgetten creëren. Zo heb je jouw begroting altijd bij de hand én kun je elk moment van de dag eenvoudig zien of je nog op koers ligt.
Stap 4: Plan vaste administratie-momenten
Door regelmatig korte momenten te plannen om je privé administratie bij te houden, voorkom je een administratieve chaos. Deze structuur werkt prettig:
Wekelijks (±15 min.)
- Upload bonnetjes en documenten (naar Grassfeld)
- Betaal openstaande rekeningen
- Geef transacties de juiste categorie
Maandelijks (±30 min.)
- Vergelijk je begroting met je echte uitgaven
- Pas budgetten aan als die niet realistisch blijken
Jaarlijks (minimaal 1 uur, bijv. in de zomervakantie of aan het einde van het jaar)
- Verwijder onnodige documenten
- Bekijk je inkomsten & uitgaven en analyseer: waar kwam je geld vandaan en waar ging het heen?
- Controleer verzekeringen en abonnementen: zijn ze nog nodig en kunnen ze goedkoper?
- Pas je standaard maandbegroting aan
- Bepaal nieuwe spaardoelen
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
- Uitstelgedrag. Zet een wekelijkse herinnering in je agenda of op je takenlijst voor het bijhouden van je privé administratie. Het vraagt om discipline, maar je zal merken dat het loont om elke week een kleine stap te zetten.
- Geen categorieën. 'Overig' wordt een zwart gat. Maak voldoende categorieën om overzicht te houden.
- Te veel categorieën. Niet elke transactie is een aparte categorie.
- Onduidelijke bestandsnamen. Kies een logische structuur voor je bestanden. Telefoonabonnement_juni_2025.pdf, bijvoorbeeld.
Gebruik Grassfeld om jouw privé administratie op te zetten en bij te houden
Grassfeld helpt je bij jouw privé administratie. Het is de centrale plek voor je persoonlijke financiën, waardoor je grip houdt op je geldzaken. Dat kan zowel in de mobiele app als in de navigator, de web-omgeving van Grassfeld.
Start met het aanmaken van een account. Koppel vervolgens eenvoudig je bankrekening, zodat je transacties gesynchroniseerd worden en automatisch een categorie krijgen. Personaliseer eventueel de categorieën (wees gerust, wij hebben de meeste al gecreëerd), stel maandelijkse budgetten in en creëer een aantal spaardoelen. Upload tot slot de belangrijkste documenten (en koppel ze eventueel aan een transactie).
En dan is het een kwestie van je privé administratie wekelijks bijhouden!
